Biz Administracja i zarządzanie nieruchomościami

Firma „BIZ” w swojej strukturze podzielona jest na trzy działy:

W dziale technicznym zatrudnieni są inspektorzy z odpowiednimi uprawnieniami.

Obsługa techniczna obejmuje:

• bieżącą kontrolę stanu technicznego wszystkich obsługiwanych nieruchomości z obowiązkiem natychmiastowego zgłoszenia właścicielowi firmy „BIZ” oraz zarządowi wspólnoty stwierdzonych awarii, które by miały istotny wpływ na zagrożenie bezpieczeństwa mieszkańców tej nieruchomości lub katastrofy budowlanej
• bieżące zlecanie zgłaszanych usterek do ich usunięcia przez pogotowie techniczne lub inne firmy wskazane przez właściciela firmy „BIZ”, z obowiązkiem ich uzgodnienia z Zarządem danej wspólnoty i odbiorem technicznym ich realizacji
• bieżącą kontrolę kosztorysów na wszystkie roboty w oparciu o przedmiar robót i obowiązujące ceny oraz normy (KNR)
• czynne uczestniczenie w komisjach technicznych i odbiorach technicznych robót z obowiązkiem sporządzenia protokołu lub notatki służbowej oraz ich przedłożeniu właścicielowi firmy „BIZ”, i ich zatwierdzeniem przez zarząd wspólnoty
• prowadzenie całej korespondencji w zakresie technicznego utrzymania nieruchomości
• przygotowanie i wydrukowanie umów w zakresie robót remontowych
• dokonywanie przeglądów budynków z obowiązkiem przygotowania projektu planu gospodarczego na dany rok w zakresie niezbędnych robót i ich kosztów dla wszystkich wspólnot,
• bieżący nadzór nad realizacją planowanych przeglądów wszystkich nieruchomości i inne obowiązujące przepisy z obowiązkiem zgłoszenia właścicielowi firmy „BIZ” zagrożeń ich realizacji oraz archiwizacja zebranych w tym zakresie dokumentów,
• inspektor techniczny odpowiada za stan techniczny wszystkich nieruchomości powierzonych w zarząd lub administrowanie firmie „BIZ”

W dziale administracji pracują administratorzy ze stosownymi uprawnieniami, mający bezpośredni kontakt z przedstawicielami Zarządów Wspólnot Mieszkaniowych i mieszkańcami. Obsługa administracyjna obejmuje:

• kontrolę administrowanych nieruchomości w zakresie wywiązywania się ze swoich obowiązków przez firmy sprzątające, z obowiązkiem zgłoszenia zauważonych nieprawidłowości
• kontrolę administrowanych nieruchomości w zakresie natychmiastowego zgłaszania zauważonych usterek lub awarii do służb technicznych i właściciela firmy „BIZ”
• organizowanie i obowiązkowe uczestniczenie wraz z inspektorem od spraw technicznych w komisjach określających przyczyny powstania awarii w nieruchomości oraz określanie sprawcy danej awarii i zakresu robót związanych z ich usunięciem
• zawiadamianie w formie pisemnej współwłaścicieli o zebraniach wspólnot z obowiązkiem ich dostarczenia i wyegzekwowania
• udzielanie odpowiedzi na otrzymaną korespondencję oraz prowadzenie bieżącej korespondencji z obowiązkiem jej ewidencjonowania w książce pism wychodzących i przychodzących wraz z ich dostarczeniem do nadawcy (poprzez pocztę, bezpośrednio do poszczególnych właścicieli czy instytucji)
• we współpracy z księgową bieżące śledzenie cen mediów oraz współodpowiedzialność za terminowe, prawidłowe, pisemne powiadomienia poszczególnych współwłaścicieli o zmianie cen
• bieżące sprawowanie kontroli nad stanami faktycznymi liczby osób, wodomierzy itp. (w poszczególnych budynkach z obowiązkiem natychmiastowego zgłaszania zmian do księgowych)
• odpowiedzialność za prawidłowe wysyłanie wezwań do zapłaty oraz kierowania spraw do sądu w ramach windykowania należności od dłużników oraz śledzenie bieżących spłat należności z obowiązkiem interweniowania u komorników
• bieżące śledzenie wraz z inspektorem od spraw technicznych terminowego usuwania awarii przez służby pogotowia technicznego oraz ich skutków z obowiązkiem stwierdzonych nieprawidłowości swojemu przełożonemu wraz z potwierdzeniem ich wykonania
• bieżące śledzenie wykonania Planu Gospodarczego Nieruchomości na dany rok pod względem merytorycznym i rachunkowym z obowiązkiem zgłoszenia swojemu przełożonemu i członkom zarządu na zebraniach zarządu ewentualnych zagrożeń jego wykonania
• uczestniczenie w odczytach wodomierzy głównych i w poszczególnych lokalach oraz w odczytach liczników poboru ciepła (podczas nieobecności inspektora od spraw technicznych), wraz z obowiązkiem bieżącej analizy kosztów ich zużycia, narastająco w danym roku, w stosunku do zbieranych zaliczek od mieszkańców w poszczególnych nieruchomościach z bezwzględnym i natychmiastowym obowiązkiem zgłaszania swojemu przełożonemu z przewidywanych zagrożeń
• uczestniczenie w zebraniach zarządów i zebraniach Wspólnot Mieszkaniowych z obowiązkiem ich protokołowania oraz kompletowania podjętych uchwał
• sporządzanie i wysyłanie powiadomień do wszystkich właścicieli o podjętych uchwałach w drodze indywidualnego zbierania głosów

Księgowość Wspólnot Mieszkaniowych prowadzona jest na licencjonowanym programie komputerowym opartym na zasadach pełnej księgowości (Program SŁONie – System Łatwej Obsługi Nieruchomości firmy ZUI MIESZCZANIN). Obsługa księgowa obejmuje:

• bieżącą kontrolę stanu finansowego wszystkich Wspólnot Mieszkaniowych w oparciu o zatwierdzony plan gospodarczy w poszczególnych grupach kosztów z obowiązkiem natychmiastowego zgłoszenia właścicielowi firmy „BIZ” lub jego zastępcy, a także zarządowi danej wspólnoty zagrożeń ich przekroczenia w poszczególnych miesiącach
• zamknięcie każdego poprzedniego miesiąca z wydrukowaniem wykazów wszystkich wspólnot i przedłożeniem ich właścicielowi firmy „BIZ” lub wyznaczonemu jego zastępcy, wraz z obowiązkiem bieżącego archiwizowania danych,
• bieżące przygotowanie dokumentów do windykacji należności od właścicieli z obowiązkiem comiesięcznego drukowania list dłużników oraz natychmiastowego ich przekazania administratorom do dalszej windykacji
• bieżącą kontrolę zapłaty faktur częściowych w zakresie wykonywanych remontów i innych zobowiązań finansowych
• wypisywanie przelewów do dostarczonych faktur z obowiązkiem ich zatwierdzenia przez przedstawiciela Wspólnoty Mieszkaniowej i właściciela firmy „BIZ”(pieczątka oraz podpisy)
• bieżące drukowanie i zatwierdzanie powiadomień do właścicieli w przypadku zmiany opłat
• bieżące rozliczanie zużycia wody zimnej i ciepłej oraz ścieków i c.o. w oparciu o przedłożone wykazy ze stanami liczników wraz z obowiązkiem natychmiastowego drukowania powiadomień i dopilnowania terminowego ich dostarczenia do właścicieli lokali
• bieżącą analiza kosztów mediów w porównaniu z zaliczkami z obowiązkiem natychmiastowego zgłoszenia do właściciela firmy „BIZ” lub jego zastępcy, a także do Zarządu danej Wspólnoty zagrożeń ich przekroczenia,
• ścisłą współpracę z administratorami wraz z obowiązkiem potwierdzenia dokumentów
• prowadzenie bieżącej korespondencji w zakresie spraw finansowych dotyczących Wspólnot Mieszkaniowych i firmy „BIZ”
• przygotowanie materiałów w zakresie finansów wspólnot do zebrań zarządów i Wspólnot Mieszkaniowych z obowiązkiem ich przedstawienia oraz udzielanie odpowiedzi na ewentualne z tym związane wątpliwości
• zamknięcie roku bilansem na poszczególnych wspólnotach z przygotowaniem rozliczeń oraz z archiwizacją danych
• zawieranie i rozwiązywanie umów-zleceń i umów o dzieło w imieniu poszczególnych Wspólnot Mieszkaniowych z obowiązkiem poprawnego oraz terminowego dostarczenia druków do ZUS-u i Urzędów Skarbowych