Obsługa wspólnot oferowana przez firmę BIZ z Krakowa

Prowadzimy księgowość Wspólnot Mieszkaniowych na licencjonowanym programie komputerowym opartym na zasadach pełnej księgowości (Program SŁONie – System Łatwej Obsługi Nieruchomości firmy ZUI MIESZCZANIN).

Obsługa księgowa obejmuje:

Bieżąca kontrola stanu finansowego wszystkich Wspólnot Mieszkaniowych w oparciu o zatwierdzony plan gospodarczy w poszczególnych grupach kosztów z obowiązkiem natychmiastowego zgłoszenia właścicielowi Firmy „BIZ”, lub jego zastępcy, oraz Zarządowi danej Wspólnoty zagrożeń ich przekroczenia w poszczególnych miesiącach.
Do dnia 10-go każdego następnego miesiąca zamknięcie poprzedniego z wydrukowaniem wykazów wszystkich Wspólnot i przedłożeniem ich właścicielowi Firmy „BIZ”, lub wyznaczonego jego zastępcy, wraz z obowiązkiem bieżącego archiwizowania danych.
Bieżące przygotowanie dokumentów do windykacji należności od właścicieli z obowiązkiem comiesięcznego drukowania list dłużników oraz natychmiastowego ich przekazania Administratorom do dalszej windykacji.
Bieżąca kontrola zapłaty faktur częściowych w zakresie wykonywanych remontów i innych zobowiązań finansowych.
Wypisywanie przelewów do dostarczonych faktur z obowiązkiem ich zatwierdzenia przez przedstawiciela Wspólnoty i Właściciela Firmy „BIZ”(pieczątka oraz podpisy)
Bieżące drukowanie i zatwierdzanie powiadomień do właścicieli w przypadku zmiany opłat.
Bieżące rozliczanie zużycia wody zimnej i ciepłej oraz ścieków i c.o. w oparciu o przedłożone wykazy ze stanami liczników wraz z obowiązkiem natychmiastowego drukowania powiadomień i dopilnowania terminowego ich dostarczenia do właścicieli lokali.
Bieżąca analiza kosztów mediów w porównaniu z zaliczkami z obowiązkiem natychmiastowego zgłoszenia do Właściciela Firmy „BIZ”, lub jego zastępcy, oraz Zarządu danej Wspólnoty zagrożeń ich przekroczenia.
Ścisła współpraca z Administratorami wraz z obowiązkiem potwierdzenia dokumentów.
Odpowiedzialność materialna w zakresie terminowego przygotowania do płacenia wszystkich faktur.
Prowadzenie bieżącej korespondencji w zakresie spraw finansowych dotyczących Wspólnot Mieszkaniowych i Firmy „BIZ”
Odpowiedzialność za terminowe przygotowanie materiałów w zakresie finansów Wspólnot do zebrań Zarządów i Wspólnot Mieszkaniowych z obowiązkiem ich przedstawienia oraz udzielanie odpowiedzi na ewentualne z tym związane wątpliwości
Zamknięcie roku bilansem na poszczególnych Wspólnotach z przygotowaniem rozliczeń oraz z archiwizacją danych.
Zawieranie i rozwiązywanie umów-zleceń i umów o dzieło w imieniu poszczególnych Wspólnot Mieszkaniowych z obowiązkiem poprawnego i terminowego dostarczenia druków do ZUS-u i Urzędów Skarbowych.

Zatrudniamy dwóch inspektorów budowlanych zrzeszonych w Małopolskiej Okręgowej Izbie Inżynierów Budowlanych z uprawnieniami architektonicznymi, konstrukcyjnymi, uprawnieniami budowlanymi do kierowania, nadzorowania i kontrolowania budowami i robotami (dotyczy wszystkich instalacji budownictwa).

Obsługa techniczna obejmuje:

Bieżąca kontrola stanu technicznego wszystkich obsługiwanych nieruchomości z obowiązkiem natychmiastowego zgłoszenia właścicielowi Firmy „BIZ” oraz Zarządowi Wspólnoty stwierdzonych awarii, które by miały istotny wpływ na zagrożenie bezpieczeństwa mieszkańców tej nieruchomości lub katastrofy budowlanej.
Bieżące zlecenie zgłaszanych usterek do ich usunięcia przez Pogotowie Techniczne lub inne Firmy wskazane przez Właściciela Firmy „BIZ” z obowiązkiem ich uzgodnienia z Zarządem danej Wspólnoty i odbiorem technicznym ich realizacji.
Bieżąca kontrola i weryfikacja kart pracy, rachunków, faktur w oparciu o załączone kosztorysy.
Bieżąca kontrola kosztorysów na wszystkie roboty w oparciu o przedmiar robót i obowiązujące ceny i normy (KNR).
Czynne uczestniczenie w komisjach technicznych i odbiorach technicznych robót z obowiązkiem sporządzenia protokołu lub notatki służbowej i ich przedłożeniu właścicielowi Firmy „BIZ” i ich zatwierdzeniem przez Zarząd Wspólnoty.
Prowadzenie całej korespondencji w zakresie technicznego utrzymania nieruchomości.
Przygotowanie i wydrukowanie umów w zakresie robót remontowych lub modernizacyjnych dla wszystkich wspólnot z obowiązkiem skompletowania załączników i odpowiednie ich rejestrowanie i archiwizowanie.
Korespondencja z Gminą Kraków w zakresie obowiązku odtworzenia brakującej dokumentacji technicznej we wszystkich nieruchomościach.
Dokonywanie przeglądów budynków z obowiązkiem przygotowania projektu planu gospodarczego na dany rok w zakresie niezbędnych robót i ich kosztów dla wszystkich wspólnot.
Bieżąca kontrola stanu środków finansowych we wszystkich wspólnotach w zakresie technicznego utrzymania nieruchomości w oparciu o zatwierdzony plan gospodarczy z obowiązkiem natychmiastowego powiadomienia Właściciela Firmy „BIZ” i Zarządu Wspólnoty o powstałych zagrożeniach ich przekroczenia.
Bieżący nadzór nad realizacją planowanych przeglądów wszystkich nieruchomości w oparciu o Art.62 Ustawy Prawo Budowlane i inne obowiązujące przepisy z obowiązkiem zgłoszenia właścicielowi Firmy „BIZ” zagrożeń ich realizacji oraz archiwizacja zebranych w tym zakresie dokumentów.
Uczestniczenie w odczytach wodomierzy i liczników poboru ciepła.
Inspektor techniczny odpowiada za stan techniczny wszystkich nieruchomości powierzonych w zarząd lub administrowanie Firmie „BIZ”

W dziale administracji pracuje trzech administratorów z wieloletnim stażem i stosownymi uprawnieniami, mających bezpośredni kontakt z przedstawicielami Zarządów Wspólnot Mieszkaniowych i mieszkańcami.

Obsługa administracyjna obejmuje:

Codzienna kontrola administrowanych nieruchomości w zakresie wywiązywania się ze swoich obowiązków przez firmy sprzątające bądź sprzątającego, z obowiązkiem zgłoszenia na piśmie zauważonych nieprawidłowości swojemu przełożonemu jako wniosków finansowych czy dyscyplinarnych.
Codzienna kontrola administrowanych nieruchomości w zakresie natychmiastowego zgłaszania zauważonych usterek lub awarii do służb technicznych i właściciela Firmy „BIZ” z jednoczesnym ich ewidencjowaniem w książce zgłoszeń.
Organizowanie i obowiązkowe uczestniczenie wraz z inspektorem od spraw technicznych w komisjach określających przyczyny powstania awarii w nieruchomości oraz określanie sprawcy danej awarii i zakresu robót związanych z ich usunięciem.
Zawiadamianie w formie pisemnej współwłaścicieli o zebraniach Wspólnot z obowiązkiem ich dostarczenia i wyegzekwowania.
Udzielanie odpowiedzi na otrzymaną korespondencję oraz prowadzenie bieżącej korespondencji z obowiązkiem jej ewidencjonowania w książce pism wychodzących i przychodzących wraz z ich dostarczeniem do nadawcy (poprzez Pocztę, bezpośrednio do poszczególnych właścicieli czy instytucji).
We współpracy z księgową bieżące śledzenie cen mediów oraz współodpowiedzialność za terminowe, prawidłowe, pisemne powiadomienia poszczególnych współwłaścicieli o zmianie cen.
Bieżące sprawowanie kontroli nad stanami faktycznymi liczby osób, wodomierzy itp. w poszczególnych budynkach z obowiązkiem natychmiastowego zgłaszania zmian do księgowych oraz do MPO lub innych firm wywożących śmieci.
Odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe sporządzanie i wysyłanie wezwań do zapłaty oraz kierowania spraw do sądu w ramach windykowania należności od dłużników oraz śledzenie bieżących spłat należności z obowiązkiem interweniowania u komorników.
Z udziałem Zarządów poszczególnych Wspólnot mieszkaniowych inwentaryzowanie wszystkich pomieszczeń wspólnego użytku z obowiązkiem prawidłowego ich oznakowania oraz każdorazowe zgłaszanie na zebraniach poszczególnych Wspólnot wniosków związanych z odpłatnym zagospodarowaniem wolnych pomieszczeń, gdzie przychody z ich wynajmu będą księgowane w dodatkowych przychodach Nieruchomości.
Każdorazowe organizowanie komisji do odbioru robót remontowych lub konserwacyjnych od wykonawcy z obowiązkiem czynnego w nich uczestniczenia wraz z Przewodniczącym Zarządu Wspólnoty lub jego zastępcą i przy współudziale innych wskazanych przez nich osób.