Obsługa wspólnot

Obsługa wspólnot

 

Prowadzimy księgowość Wspólnot Mieszkaniowych na licencjonowanym programie komputerowym opartym na zasadach pełnej księgowości (Program SŁONie – System Łatwej Obsługi Nieruchomości firmy ZUI MIESZCZANIN).

Obsługa księgowa obejmuje:

  • Bieżąca kontrola stanu finansowego wszystkich Wspólnot Mieszkaniowych w oparciu o zatwierdzony plan gospodarczy w poszczególnych grupach kosztów z obowiązkiem natychmiastowego zgłoszenia właścicielowi Firmy „BIZ”, lub jego zastępcy, oraz Zarządowi danej Wspólnoty zagrożeń ich przekroczenia w poszczególnych miesiącach.
  • Do dnia 10-go każdego następnego miesiąca zamknięcie poprzedniego z wydrukowaniem wykazów wszystkich Wspólnot i przedłożeniem ich właścicielowi Firmy „BIZ”, lub wyznaczonego jego zastępcy, wraz z obowiązkiem bieżącego archiwizowania danych.
  • Bieżące przygotowanie dokumentów do windykacji należności od właścicieli z obowiązkiem comiesięcznego drukowania list dłużników oraz natychmiastowego ich przekazania Administratorom do dalszej windykacji.
  • Bieżąca kontrola zapłaty faktur częściowych w zakresie wykonywanych remontów i innych zobowiązań finansowych.
  • Wypisywanie przelewów do dostarczonych faktur z obowiązkiem ich zatwierdzenia przez przedstawiciela Wspólnoty i Właściciela Firmy „BIZ”(pieczątka oraz podpisy)
  • Bieżące drukowanie i zatwierdzanie powiadomień do właścicieli w przypadku zmiany opłat.
  • Bieżące rozliczanie zużycia wody zimnej i ciepłej oraz ścieków i c.o. w oparciu o przedłożone wykazy ze stanami liczników wraz z obowiązkiem natychmiastowego drukowania powiadomień i dopilnowania terminowego ich dostarczenia do właścicieli lokali.
  • Bieżąca analiza kosztów mediów w porównaniu z zaliczkami z obowiązkiem natychmiastowego zgłoszenia do Właściciela Firmy „BIZ”, lub jego zastępcy, oraz Zarządu danej Wspólnoty zagrożeń ich przekroczenia.
  • Ścisła współpraca z Administratorami wraz z obowiązkiem potwierdzenia dokumentów.
  • Odpowiedzialność materialna w zakresie terminowego przygotowania do płacenia wszystkich faktur.
  • Prowadzenie bieżącej korespondencji w zakresie spraw finansowych dotyczących Wspólnot Mieszkaniowych i Firmy „BIZ”
  • Odpowiedzialność za terminowe przygotowanie materiałów w zakresie finansów Wspólnot do zebrań Zarządów i Wspólnot Mieszkaniowych z obowiązkiem ich przedstawienia oraz udzielanie odpowiedzi na ewentualne z tym związane wątpliwości
  • Zamknięcie roku bilansem na poszczególnych Wspólnotach z przygotowaniem rozliczeń oraz z archiwizacją danych.
  • Zawieranie i rozwiązywanie umów-zleceń i umów o dzieło w imieniu poszczególnych Wspólnot Mieszkaniowych z obowiązkiem poprawnego i terminowego dostarczenia druków do ZUS-u i Urzędów Skarbowych.

Zatrudniamy dwóch inspektorów budowlanych zrzeszonych w Małopolskiej Okręgowej Izbie Inżynierów Budowlanych z uprawnieniami architektonicznymi, konstrukcyjnymi, uprawnieniami budowlanymi do kierowania, nadzorowania i kontrolowania budowami i robotami (dotyczy wszystkich instalacji budownictwa).

Obsługa techniczna obejmuje:

  • Bieżąca kontrola stanu technicznego wszystkich obsługiwanych nieruchomości z obowiązkiem natychmiastowego zgłoszenia właścicielowi Firmy „BIZ” oraz Zarządowi Wspólnoty stwierdzonych awarii, które by miały istotny wpływ na zagrożenie bezpieczeństwa mieszkańców tej nieruchomości lub katastrofy budowlanej.
  • Bieżące zlecenie zgłaszanych usterek do ich usunięcia przez Pogotowie Techniczne lub inne Firmy wskazane przez Właściciela Firmy „BIZ” z obowiązkiem ich uzgodnienia z Zarządem danej Wspólnoty i odbiorem technicznym ich realizacji.
  • Bieżąca kontrola i weryfikacja kart pracy, rachunków, faktur w oparciu o załączone kosztorysy.
  • Bieżąca kontrola kosztorysów na wszystkie roboty w oparciu o przedmiar robót i obowiązujące ceny i normy (KNR).
  • Czynne uczestniczenie w komisjach technicznych i odbiorach technicznych robót z obowiązkiem sporządzenia protokołu lub notatki służbowej i ich przedłożeniu właścicielowi Firmy „BIZ” i ich zatwierdzeniem przez Zarząd Wspólnoty.
  • Prowadzenie całej korespondencji w zakresie technicznego utrzymania nieruchomości.
  • Przygotowanie i wydrukowanie umów w zakresie robót remontowych lub modernizacyjnych dla wszystkich wspólnot z obowiązkiem skompletowania załączników i odpowiednie ich rejestrowanie i archiwizowanie.
  • Korespondencja z Gminą Kraków w zakresie obowiązku odtworzenia brakującej dokumentacji technicznej we wszystkich nieruchomościach.
  • Dokonywanie przeglądów budynków z obowiązkiem przygotowania projektu planu gospodarczego na dany rok w zakresie niezbędnych robót i ich kosztów dla wszystkich wspólnot.
  • Bieżąca kontrola stanu środków finansowych we wszystkich wspólnotach w zakresie technicznego utrzymania nieruchomości w oparciu o zatwierdzony plan gospodarczy z obowiązkiem natychmiastowego powiadomienia Właściciela Firmy „BIZ” i Zarządu Wspólnoty o powstałych zagrożeniach ich przekroczenia.
  • Bieżący nadzór nad realizacją planowanych przeglądów wszystkich nieruchomości w oparciu o Art.62 Ustawy Prawo Budowlane i inne obowiązujące przepisy z obowiązkiem zgłoszenia właścicielowi Firmy „BIZ” zagrożeń ich realizacji oraz archiwizacja zebranych w tym zakresie dokumentów.
  • Uczestniczenie w odczytach wodomierzy i liczników poboru ciepła.
  • Inspektor techniczny odpowiada za stan techniczny wszystkich nieruchomości powierzonych w zarząd lub administrowanie Firmie „BIZ”

W dziale administracji pracuje trzech administratorów z wieloletnim stażem i stosownymi uprawnieniami, mających bezpośredni kontakt z przedstawicielami Zarządów Wspólnot Mieszkaniowych i mieszkańcami.

Obsługa administracyjna obejmuje:

  • Codzienna kontrola administrowanych nieruchomości w zakresie wywiązywania się ze swoich obowiązków przez firmy sprzątające bądź sprzątającego, z obowiązkiem zgłoszenia na piśmie zauważonych nieprawidłowości swojemu przełożonemu jako wniosków finansowych czy dyscyplinarnych.
  • Codzienna kontrola administrowanych nieruchomości w zakresie natychmiastowego zgłaszania zauważonych usterek lub awarii do służb technicznych i właściciela Firmy „BIZ” z jednoczesnym ich ewidencjowaniem w książce zgłoszeń.
  • Organizowanie i obowiązkowe uczestniczenie wraz z inspektorem od spraw technicznych w komisjach określających przyczyny powstania awarii w nieruchomości oraz określanie sprawcy danej awarii i zakresu robót związanych z ich usunięciem.
  • Zawiadamianie w formie pisemnej współwłaścicieli o zebraniach Wspólnot z obowiązkiem ich dostarczenia i wyegzekwowania.
  • Udzielanie odpowiedzi na otrzymaną korespondencję oraz prowadzenie bieżącej korespondencji z obowiązkiem jej ewidencjonowania w książce pism wychodzących i przychodzących wraz z ich dostarczeniem do nadawcy (poprzez Pocztę, bezpośrednio do poszczególnych właścicieli czy instytucji).
  • We współpracy z księgową bieżące śledzenie cen mediów oraz współodpowiedzialność za terminowe, prawidłowe, pisemne powiadomienia poszczególnych współwłaścicieli o zmianie cen.
  • Bieżące sprawowanie kontroli nad stanami faktycznymi liczby osób, wodomierzy itp. w poszczególnych budynkach z obowiązkiem natychmiastowego zgłaszania zmian do księgowych oraz do MPO lub innych firm wywożących śmieci.
  • Odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe sporządzanie i wysyłanie wezwań do zapłaty oraz kierowania spraw do sądu w ramach windykowania należności od dłużników oraz śledzenie bieżących spłat należności z obowiązkiem interweniowania u komorników.
  • Z udziałem Zarządów poszczególnych Wspólnot mieszkaniowych inwentaryzowanie wszystkich pomieszczeń wspólnego użytku z obowiązkiem prawidłowego ich oznakowania oraz każdorazowe zgłaszanie na zebraniach poszczególnych Wspólnot wniosków związanych z odpłatnym zagospodarowaniem wolnych pomieszczeń, gdzie przychody z ich wynajmu będą księgowane w dodatkowych przychodach Nieruchomości.
  • Każdorazowe organizowanie komisji do odbioru robót remontowych lub konserwacyjnych od wykonawcy z obowiązkiem czynnego w nich uczestniczenia wraz z Przewodniczącym Zarządu Wspólnoty lub jego zastępcą i przy współudziale innych wskazanych przez nich osób.